L'importance de valider les demandes de soumissions
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Votre département d'estimation est régulièrement en retard et vous n'êtes pas pleinement satisfait de la qualité de leur travail ? Avant de penser à embaucher du personnel supplémentaire, vous pouvez commencer par filtrer les demandes de soumission que vous leur faites parvenir.
Une tendance naturelle... avec des conséquences négatives
Les représentants ont généralement une attitude positive. Nous voulons bien faire et aller de l'avant. De façon naturelle on tend à vouloir répondre à toutes les demandes de prix que nous pouvons aller chercher chez les clients. Cette tendance naturelle n'est cependant que peu productive. Investir du temps et des ressources sur des dossiers peu valides a en effet plusieurs effets négatifs. Les délais de soumissions augmentent, les dossiers ayant plus de potentiel reçoivent moins d'attention, et il y a risque de réduire le niveau de satisfaction des bons clients. Conséquemment le taux de succès sur les soumissions tend à diminuer. Lorsque les estimateurs sont pressés dans le temps, ils tendent à éviter de poser des questions, même très pertinentes ou cruciales. En l'absence d'informations complètes, ils peuvent répondre de façon inadéquate. Ils ne disposent pas non plus de marge de manoeuvre pour rechercher des solutions optimisées. La qualité des soumissions en souffre, le taux de succès diminue, et les clients ont tendance à considérer davantage les propositions des autres fournisseurs. Poser les bonnes questions En quelques questions on peut généralement évaluer rapidement une demande. Le choix des questions dépend de votre domaine d'activité et du contexte. S'agit-il d'un projet confirmé, ou sont-ils en train de soumissionner eux-mêmes ? Quelle est la date d'attribution de la commande ? Dans le cas de livraisons déjà en cours, sont-ils ouverts à changer de fournisseur ? Etc... Les clients sérieux sont généralement ouverts à discuter de ces points. Bien posées, les questions démontrent votre compétence et laissent une bonne impression aux clients. Montrez que vous êtes davantage qu'un simple représentant, mais bien un gestionnaire. Tactiques alternatives Un nouveau client répond que de façon vague à vos questions ? Où il est très affirmatif, mais intuitivement vous êtes sceptique sur son sérieux ? Vous pouvez tester son sérieux en proposant une gamme de prix "ball park". S'il tombe de sa chaise croyant payer 3-4 fois moins cher, vous venez d'économiser bien du temps. Cherchez alors des alternatives moins dispendieuses. En posant les bonnes questions, on peut conclure dans certains cas qu'un prix budgétaire ou approximatif est suffisant. Répondre ne demande alors qu'une fraction du travail d'estimation et de rédaction. Dans le cas d'un nouveau client dont la demande vous paraît peu valide, mais qui insiste pour vous faire soumissionner malgré tout. Vous pouvez offrir de facturer des frais de consultation qui seront ensuite crédités sur la première facture. S'il préfère se désister, il est probable que vous venez encore de sauver du temps. La meilleure approche pour le succès En prospection de nouveaux clients, il est normal de travailler à ouvrir toutes les portes possibles. Mais lorsque vient le temps de soumissionner, règle générale il est préférable de concentrer nos ressources sur les demandes les plus prometteuses et d'y investir du temps pour préparer les meilleures soumissions possibles, plutôt que d'éparpiller nos efforts.
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Publication novembre 2016
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